Pronouns
Choosing the pronoun that matches the construction it replaces: le or lui, en or y, and the right relative pronoun, dont above all.
A personal pronoun follows the verb’s construction
A direct object becomes le, la or les. An object introduced by à becomes lui or leur for a person, and y for a thing. An object introduced by de becomes en.
So J’ai informé la gestionnaire becomes Je l’ai informée; J’ai écrit à la gestionnaire becomes Je lui ai écrit; Nous parlerons du budget becomes Nous en parlerons; Je réfléchis à la question becomes J’y réfléchis.
Relative pronouns
Dont replaces a complement introduced by de: le projet dont je vous ai parlé (parler de), le dossier dont nous avons besoin (avoir besoin de). Que replaces a direct object.
After a preposition, use lequel and its forms for things (la raison pour laquelle, le comité auquel je siège) and qui for people (la personne à qui j’ai écrit).
Examples
Instead of C’est le rapport que je vous ai parlé.
Write C’est le rapport dont je vous ai parlé.
Parler de, so the relative is dont.
Instead of J’ai appelé le directeur et je lui ai informé de la décision.
Write J’ai appelé le directeur et je l’ai informé de la décision.
Informer quelqu’un is direct: le, not lui.
Instead of Voici les ressources que vous aurez besoin.
Write Voici les ressources dont vous aurez besoin.
Avoir besoin de, so dont.
Instead of C’est la raison pourquoi nous reportons la séance.
Write C’est la raison pour laquelle nous reportons la séance.
After raison, the relative is pour laquelle.
Instead of Le formulaire? Je vais lui remplir ce soir.
Write Le formulaire? Je vais le remplir ce soir.
Remplir is direct: le.